Passos
para uma boa administração condominial quando se inicia uma nova gestão
Neste momento AINDA de pandemia, muitos condomínios se encontram
em crise, uns mais outros menos, mas muitos ainda não estão conseguindo se
reestabelecerem. Está bem comum vermos síndicos novos sendo eleitos e pegando
os condomínios num verdadeiro mar turbulento, com uma série de coisas para
serem resolvidas. Sabe aquela coisa que você chega em casa e tudo está uma zona
e não sabe por onde começar a organizar? O condomínio também é assim e acredite,
muitos mesmo antes da pandemia já estavam assim.
Especialistas pontuam alguns pontos ou passos para uma
possível reorganização do condomínio. Isso inclui praticamente tudo. Do topo
das torres até por baixo da terra dependendo da situação do condomínio. Um
condomínio mal cuidado desvaloriza o imóvel dos moradores. E o síndico tem que
se preocupar com isso.
Vamos falar a respeito?
Fazer a vistoria completa do condomínio, um verdadeiro raio-x
O ideal é começar fazendo uma vistoria geral, da estrutura
até a documentação, como se fosse um antes e depois. Como foi pego e como será
entregue num futuro. Obviamente não dá para fazer somente isso. Esse é um
processo um pouco demorado. Acredito que a parte estrutural com a ajuda de uma
empresa de engenharia fica mais fácil e mais rápido, mas a parte documento
sempre acaba sendo um pouco mais demorado.
Se o síndico novo encontrar algum problema estrutural que demanda atenção, até mesmo uma instalação elétrica, falta de extintor ou até mesmo vencidos, já precisa elencar as prioridades. Documentos são prioridades? Óbvio, mas tudo isso também é e prédio cai. Muitos acham que não cai, mas cai. E claro, se a parte física, geralmente aparentemente, salvo encanamento e fiação que não são, imagina a questão de documentos?
Checagem de toda a documentação, funcionários, atendimento as normas e leis
O síndico deve mapear tudo que for do condomínio, inclusive situações, não somente documentos ou coisas físicas, por exemplo: histórico de reclamações.
✔Regulamento interno
✔ATAs
✔Patrimônio
✔Previsão orçamentária
✔Arrecadação
✔Quadros de funcionários
✔Documentações e obrigações
✔Contratos
✔Documentos fiscais e contábeis
✔Documentos trabalhistas
✔Certificações e serviços obrigatórios
✔Atendimento a normas e leis
✔E tudo mais o que se diz a respeito do condomínio
O síndico precisa ter os documentos como Convenção,
Regimento interno e ATAs de assembleia pra saber o que foi e o que não foi
decidido e garantir que as decisões estão sendo cumpridas. Geralmente síndico
não é advogado mas é bom ter um corpo jurídico e analisar esses documentos e
ver o que é válido e o que não é e então ir ajustando. O que é válido e não
está sendo aplicado, fazer valer por exemplo e assim por diante.
Por exemplo, existe uma NBR para reforma, será que está
sendo aplicado? Quem garante que está sendo aplicada essa NBR? O síndico é
engenheiro para garantir? Um condomínio tem uma equipe de engenharia para
garantir que tudo está sendo feito conforme o descritivo de obra e ART ou RRT?
E isso também deve ser visto por exemplo na questão de funcionários: mapear os serviços que cada um faz, número de colaboradores, escala, saber que se o que a empresa está pagando está correto ou não, horas extras se são pagas dentro do holerite ou não, é bem comum as empresas pagarem por fora, a empresa tem know-how do trabalho? Tudo isso é dever do síndico, ele deve avaliar tudo isso.
Alinhamento com conselho, priorização e percepção dos moradores
Depois de tudo isso anteriormente feito é ideal que o
síndico converse com o os conselheiros e apresente esse checkup do condomínio,
o que precisa ser feito, o que foi encontrado, quais prioridades o síndico acha
que tem.
Mas não somente expõe esses pontos, o síndico tem que saber
ouvir também, ouvir o conselho, as prioridades por parte dos conselheiros.
Lembrando que como é o síndico que resolve tudo, ele acaba dando a “canetada”
final.
Lembrando que além de conversar com os conselheiros, o
síndico e eles não são dono do dinheiro do condomínio. Quem precisa ser ouvido
também? Os moradores. Sim, eles
mesmo, sempre é bom dar ouvido para os moradores. Muitos síndicos são contra,
eu incluo inclusive o inquilino. Sabe por quê? Porque ele paga o condomínio e
merece atenção. Não significa que os anseios serão atendidos num primeiro
momento, mas é interessante saber o que o povo pensa.
Sempre lembrar que não é o conselho e subsíndico que diz o que precisa ou não ser feito, sempre é o síndico ou síndica, SEMPRE. Precisamos lembrar que é o síndico quem é responsável e quem responde pelo CNPJ do condomínio e responde civil e criminalmente.
Administradora do condomínio
É preciso avaliar alguns pontos com relação ao contrato e
trabalho da administradora do condomínio.
✔Acompanhamento mensal das obrigações legais e aviso com um mês de antecedência das que estão ✔vencendo e as providências tomadas e as em andamento
✔Normas regulamentadoras
✔Atestados
✔Certificações
✔Seguro predial, muitos acham que acaba sendo trabalho da administradora, aqui não coloco como sendo trabalho dela, mas sim o aviso do vencimento para que o síndico possa cotar, assim também como renovação dos extintores de incêndio
✔Inadimplência deve ser sempre 0, sim, meta 0, sabemos que é difícil? Sim, muito, praticamente impossível, mas se possível quase zerar. E a gestão deve ser clara com relação a régua de cobrança das cotas em atraso.
✔Relatório mensal dos ítens que saíram da previsão orçamentária e possíveis soluções para resolver.
✔Funcionário de férias, folga trabalhada, horas extras, se constantes ou não.
✔Pasta de prestação de contas, muitos acham que a pasta deve estar até o dia 15 do próximo mês para o livro estar pronto, mas geralmente eu peço para que antes esteja pronto para que todos do conselho possam analisar.
O síndico precisa conhecer a diferente entre administradora
e o síndico, quais as atribuições de cada um.
A administradora deve fornecer informações para que o síndico possa analisar o andamento do condomínio, relatórios, gráficos, para uma melhor tomada de decisão no futuro.
Planejamento estratégico da gestão do condomínio ou plano de ação
Já não é de hoje que eu digo que o condomínio precisa ser
gerido como uma empresa e realmente deve ser MESMO. Com a mesma rigidez,
seriedade e planejamento. Apesar do condomínio não nascer para dar lucro, ele
precisa se manter e pagar seu custo operacional.
Já ouviram falar no modelo 5W2H? Em inglês significa What (O
quê), Why (Por quê) Where (Onde), When (Quando), Who (Quem), How (Como), How
much (Quanto custa). Esse é um excelente modelo para síndicos. Claro que
existem outros modelos que diversos síndicos adotam, mas dessa maneira
conseguimos mapear as necessidades do condomínios e irmos priorizando o que precisa
ser feito em primeiro e assim por diante.
Diante disso precisa avaliar o caixa do condomínio X
inadimplência e ir ajustando, cobrando a inadimplência caso o condomínio não
tenha caixa também.
Finanças, inadimplência, contratos e auditoria
A primeira coisa a ser feita é cortar gastos desnecessários.
Gastos desnecessários são como uma torneira aberta onde ninguém está usando a
água. Precisa estancar essa saída e imediatamente. Existem diversas maneiras
de como fazer, uma delas é na revisão de contratos. Geralmente as mudanças são
feitas nesse ponto.
Mas nós síndicos precisamos entender a dinâmica do
condomínios e avaliar diversos pontos, entre eles estão:
Espectativa dos
condôminos – se querem mais conforto ou segurança, provavelmente o
condomínio custará mais.
Depreciação dos bens
e ativos – precisa ser bem cuidado, se estragar, já arrumar, afinal fica
mais barato, além da priorização das manutenções preventivas.
Valorização
patrimonial – Investimentos no condomínio precisam ser feitos,
benfeitorias, atualizações em diversos pontos, assim o condomínio e unidades
sempre se mantem valorizados.
O planejamento financeiro deve ser a curto, médio e longo
prazo. Curto acaba sendo de imediatamente, médio prazo, pode ser considerado
para a gestão atual do síndico e a longo prazo pode ser até para as próximas
gestões. Nesse caso cabe a próxima gestão continuar com os planos ou não.
Há quem diga que existem diversos tipos de previsões
orçamentárias, uma que reajusta o aumento da taxa com base em um índice,
geralmente o IPCA, por exemplo, R$300 a taxa condominial e o reajuste fica entre
5%, o valor iria para R$315 e existe também uma que é visto item por item e
vê-se os reajustes. Vê-se o reajuste da empresa terceirizada, da empresa de
energia, de água e assim vai. É o jeito mais “difícil” de ser feito, mas eu
acredito ser o mais correto.
Quando falamos em finanças precisamos analisar também a
inadimplência e existem dois tipos de inadimplentes, aqueles que sempre atrasam
ou nunca pagaram e aqueles que atrasam mas faz acordo e pagam, esse segundo
nessa época de pandemia cresceu muito.
Diante dessa situação, o novo síndico precisa tomar algumas
ações, precisa saber o que estava sendo feito diante dessa inadimplência, fazer
acordos, vejo muitos síndicos que não tem interesse em fazer acordos ou
dificultam a situação e acabam indo para a justiça e nesse caso geralmente o
morador acaba fazendo um acordo que ele “paga como quiser” pois o síndico não
foi atrás de resolver essa situação, uma coisa que poucos síndicos não fazem,
prever a inadimplência e quando fazem, fazem de forma errada e por fim uma
régua de cobrança precisa ser elaborada e implantada para que cobranças sejam
feitas.
Já que falamos em reajustes, precisamos falar em reavaliação
de contas e contratos, ajustar escopo de trabalho e ver se a quantidade de
funcionários é o ideal para o condomínio, abrir o “bid” para o mercado e
avaliar se o valor da empresa está dentro com o de mercado e observar o índice de reajuste.
Não é comum em troca de administração (síndico) o próximo contratar uma auditoria ou solicitar isso para o condomínio. É o ideal? Sim! Afinal é bom saber um parecer “oficial” de uma empresa sobre o que foi feito no condomínio se está ou não correto.
Manutenções
No Código Civil diz que o síndico tem obrigação legal de
prover segurança para os condôminos e isso inclui as manutenções preditivas,
preventivas e corretivas.
O síndico tem que ter um plano de manutenção e muitas vezes
o zelador pode fazer, mas para que isso seja feito, é interessante que haja um
roteiro do que deve ser checado e tudo deve ser documentado.
Comunicação com moradores
Um dos principais trabalhos do síndico e importantíssimo é a
comunicação com os moradores. De que adianta o trabalho do síndico ser espetacular
e não haver comunicação? De nada adianta, absolutamente nada adianta.
Hoje existem apps para comunicação rápida, por exemplo: Whatsapp
e Telegram, o problema são os grupos onde todos falam, quando é visto como
canal oficial de comunicação, sendo apenas um, depende muito do tamanho do
condomínio, eu costumo colocar no grupo como somente o síndico fala no grupo,
somente o síndico pode colocar publicações e caso alguém tenha dúvida,
questione de forma privada. Mas pode ser feito também via app específico para condomínio
também, informes impressos, email informativo e quadros de avisos também. Além
de utilizar Whatsapp ou Telegram, utilizo também mailing e impressos nos
quadros, afinal, muitos idosos não usam celular com tecnologia avançada e
precisamos pensar nesse público também.
Uma boa opção para quem usa Whatsapp, pode ser o recurso de
lista de transmissão, porém o problema é que todos da lista devem ter salvo na
agenda do telefone o telefone do síndico. Esse detalhe é muito importante, caso
contrário não receberá a mensagem.
Métricas e KPIs
Primeiro o que é um KPI, é um indicador-chave de desempenho.
Nem todo síndico é advogado, engenheiro, gestor financeiro,
enfim, mas precisa saber disso. Se não souber sobre métricas, avaliação, tudo
ficará mais difícil. Geralmente quando falamos em gerenciamento de facilities,
ouvimos muito nisso. Existe uma frase que é e sempre será válida. O que
não é medido não é gerenciado.
Eles são esse essenciais para acompanhar a evolução das operações dentro do condomínio, permite mapear o andamento da operação do condomínio. Através de gráficos por exemplo, fica visualmente mais fácil de se entender como andam as coisas, desde operação até finanças.
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