A importância de utilizar estratégias para a gestão de condomínio
Gerir ou administrar condomínios, independentemente da época do ano, do tempo, nós síndicos sempre precisamos nos preparar para novos desafios, estarmos antenados com relação ao que está no mercado para oferecermos sempre o que há de melhor. Temos que manter a qualidade dos serviços, se não buscarmos sempre melhorias, eficiência, custo baixo, para a valorização do imóvel e do ambiente, integrar os moradores visando sempre a harmonia do local e sempre buscar a satisfação dos moradores.
Quando assumo um condomínio sempre busco prioridades, busco históricos de manutenções, seja de bombas, elevadores e todos os demais equipamentos que são necessários para o funcionamento básico do condomínio e dessa forma os moradores não fiquem na mão. Por exemplo, é inadmissível os moradores ficarem sem água por falta de manutenção em bombas, mesma coisa com elevador. Caso esses equipamentos não tenham histórico de manutenção, primeira coisa que busco a fazer é justamente isso, dar manutenção em tudo que é necessário. Juntamente com isso busco tudo que é necessário para garantir a segurança dos colaboradores que ali trabalham. Por exemplo: recentemente assumi um condomínio onde para subir nas caixas d'água não existia nenhum apoio para segurar no espaço. O zelador e outros funcionários corriam risco de queda. Foi proibida momentaneamente a subida do zelador no local até que fossem instaladas barras de segurança.
Outro ponto muito importante é deixar o conselho sempre inteirado da situação e do que está sendo feito no condomínio. Lembrando que a voz ou palavra do síndico nem sempre deve ser a final. É muito importante ouvirmos todos e analisar as mais diferentes opiniões.
A importância do planejamento financeiro do condomínio
A organização financeira do condomínio na minha opinião, é a parte mais importante da gestão condominial. Cumprimento do Regimento Interno e Convenção, damos um jeito para administrarmos e fazerem cumprir as normas por exemplo. Mas se a vida financeira do condomínio for atrapalhar, não conseguimos tocar adiante o que precisa ser feito no condomínio.
Quando falamos em parte financeira, falamos também das tratativas de inadimplência. Afinal, não é justo os moradores pagantes pagarem pelos que não pagam, não é? Por isso a recuperação de inadimplência deve ser de forma eficiente.
Para essa parte da gestão, o síndico não precisa atuar sozinho, ele pode contar com duas partes importantes no condomínio - a administradora e um advogado para fazer cobranças.
A importância do planejamento de prioridades do condomínio
Definição de metas e objetivos
Orçamento financeiro
Assim como num orçamento de casa, familiar, temos que considerar eventuais contratempos, ou seja, despesas fixas e variáveis. Não podemos contar com o melhor cenário. Eu por exemplo, sempre prefiro pensar no pior cenário e prever todas as possibilidades, caso algo dê certo, eu já estava preparado para o pior.
Nessa situação tenho um exemplo claro para passar para você leitor. Geralmente os síndicos contemplam apenas o valor na previsão orçamentária, o contrato de manutenção de elevadores, mas não contemplam peças que geralmente são caríssimas e depois de algum tempo começam a apresentarem problemas. E quando essas peças apresentam problemas, como ficará o orçamento para a aquisição delas? Rateio extra? Buscar do fundo de reserva? Por que não fazer um fundo de reserva para o elevador por exemplo? Vamos imaginar uma situação: um prédio com 140 apartamentos e 6 elevador, 3 em cada torre, um prédio novo, recém lançado. Se a arrecadação mensal for de R$8 por apartamento todo mês, no final do ano o caixa seria de R$13.440, contando 0 inadimplência. Esse valor é bem baixo pela segurança que o síndico teria para caso de problemas, poder utilizar desse dinheiro. Mas dificilmente os síndicos fazem dessa maneira.
Melhorias na comunicação
Hoje muitos síndicos utilizam o Whatsapp como meio de comunicação entre moradores, mas imagina o problema, entra morador, sai morador do condomínio, imagina o trabalho em que é para o síndico sempre ter que atualizar a lista de contatos? Ainda é muito utilizado, mas está ficando ultrapassada a gestão condominial com o Whatsapp apenas.
Hoje existem aplicativos voltados para condomínios, com controle de acesso, controle de reservas de espaços comuns, comunicação entre portaria e moradores, síndico e moradores e custa relativamente pouco este investimento. Com esses aplicativos os próprios moradores conseguem mensurar em quanto tempo as mensagens são respondidas e em quanto tempo os problemas são resolvidos. Nestes aplicativos os moradores conseguem inclusive reportar problemas que estão ocorrendo no condomínio e o síndico juntamente com o zelador conseguem resolver de forma mais rápida.
Tecnologia e segurança
Quando falamos em tecnologia e segurança - acredito que este assunto seja o mais importante de todos dentro de um condomínio. Penso que é a única razão pelas quais as pessoas moram uma em cima da outra. Por isso é muito importante o síndico estar sempre antenado com o que há de mais moderno no mercado no mercado para ser adotado de acordo com o caixa financeiro do condomínio. Quando falamos em segurança não falamos somente em tecnologia, falamos também em procedimentos. É muito importante aliar a tecnologia com procedimentos internos.
Eventos e atividades
Faça festas temáticas, festa junina, dia das crianças, dia das mães, pais. Incentive o condomínio e os condôminos a se interagirem. Ajuda muito na gestão. Sabia que quando os vizinhos se conhecem, conhecem a rotina deles a chance de reclamação é muito menor. Fazer ações solidárias também é importante.
Ah! Mas vale lembrar que todo tipo de festa em que o condomínio for custear e os moradores forem pagar, é importante que seja aprovada em assembleia. Depois de aprovado é importante o planejamento desses eventos. É válido montar uma comissão de eventos para o condomínio.
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