Administradoras de condomínio - como não levar golpe.

 

Administradoras de condomínio

Como não cair em golpes

O síndico nunca contrata uma empresa achando que vai tomar o famoso golpe, não é? Seja da empresa terceirizada, seja da administradora de condomínio! Ainda mais sendo de uma administradora de condomínios, aquela empresa que será o braço esquerdo do síndico, que o apoiará com todo o suporte necessário e inclusive com todos os tipos de conselhos, indicações de fornecedores, entre vários outros, mas tem o principal, ela cuidará do dinheiro do condomínio. E lembre-se: para os moradores, quem cuida do dinheiro do condomínio é sempre o síndico. Eles jamais irão querer saber se está com a administradora ou não.

Em via de regra, a administradora é quem faz toda a operação financeira no condomínio, desde receber as taxas condominiais, até pagar as contas. Ela praticamente quem cuida desse assunto, mas não é pelo fato dela fazer essas movimentações, que o síndico não deve ficar atendo e fiscalizar.

Responsabilidade pelos atos da administradora

Quem responde legalmente pelo condomínio é o síndico, isso é ponto certo pelo Código Civil. Se o síndico contrata uma empresa de administração de condomínios e ela resolve dar o golpe, seja por um funcionário ou por um ou por todos os sócios, a empresa responde por esses atos. Caso isso aconteça, da administradora de condomínio levar calote da administradora, essa relação pode ser enquadrada pelo Código de Defesa do Consumidor - sendo o condomínio nesse caso, a vítima.

É importante que no contrato de prestação de serviço haja a cláusula de encerramento de contrato por qualquer das partes em qualquer hora, ou seja, em qualquer momento que as empresas não quiserem mais trabalhar uma com a outra, o encerramento do contrato pode ser feito. Lembrando que: caso haja falha ou falhas comprovadas na prestação de serviço, o contrato pode ser encerrado sem aviso prévio ou sem o cumprimento de algumas cláusulas contratuais.

Mas quais são as modalidades mais comuns de fraudes ou irregularidades ?

As empresas que costumam ser desonestas tendem a mostrar alguns indícios - irei apontar alguns abaixo.

✅Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal de valor maior ao realmente contratado e então ficar com a diferença.

✅Não enviar um relatório de contas pagas e a pagar e então desviar dinheiro do condomínio.

✅Desviar dinheiro do fundo de reserva que só pode ser usado de forma emergencial. Esse é um ponto muito importante pois muitos síndicos não prestam muita atenção nestes valores, confiam que nunca é mexido. A conferência precisa ser feito de forma muito atenciosa. Lembrando que tanto o fundo de reserva, como qualquer outro fundo precisa ser verificado com muita atenção.

✅Em muitos casos, algumas administradoras não pagam algumas contas, deixando assim o condomínio inadimplente com as empresas (luz, água, gás e outros fornecedores).

Contratação de fornecedores

É sabido que algumas administradores tem seus fornecedores de "confiança" e geralmente elas costumam indicar essas empresas para prestar serviços nos condomínios clientes delas. É sabido também que essas empresas pagam uma certa comissão para as administradoras, pode variar de 5% a 15%,20%, tudo depende da quantidade de serviço indicado. E qual o problema nisso? Geralmente essas empresas não são as mais baratas e pior: geralmente não são as melhores. Pois para serem indicadas, pagam para as administradoras. Sabemos que existem empresas com valor mais alto mas que realmente vale a pena serem contratadas pois resolvem o problema.

Para valores maiores, como: projeto de segurança, contratação de empresa terceirizada, obras de grande porte e outros assuntos onde o condomínio irá investir um valor mais alto é interessante que o síndico e/ou o conselho, de forma conjunta façam as cotações com os fornecedores. Lembrando que nada impede que moradores possam fornecer cotações, afinal, os próprios moradores possuem interesse em contratar empresas boas com preços bons - isso reflete direto no custo da taxa condominial.

O síndico nunca pode ficar refém de um fornecedor só para cada tipo de produto ou serviço. Na aquisição de material de limpeza por exemplo, é interessante que o síndico sempre faça uma espécie de rodízio, comprando um mês de uma empresa, outro mês de outra empresa e assim sucessivamente, salvo se conseguir um preço bom para compras anuais em espécie de contrato mínimo de compra. Vale lembrar que o síndico precisa fazer com que o condomínio funcione com o menor custo operacional e maios eficiência possível.

Os orçamentos para contratação de serviços geralmente precisam passar por aprovação em Assembleia e jamais o síndico deve trabalhar com o valor somente aprovado. Por exemplo: foi aprovado um valor para a terceirizada de segurança no valor de R$39.000 e o síndico por conta própria resolver contratar uma empresa com o valor de R$34.500,00 sem mostrar quais as outras empresas e orçamentos obtidos. O ideal é deixar sempre com que os moradores decidam, isso passa de certa forma maior clareza, transparência na gestão.

Contribuições trabalhistas

Imagina seu condomínio com 10,15,25,30 funcionários próprios, achando que o síndico está pagando todas as contribuições em dia deles e depois recebe uma carta de Assembleia Extraordinária para rateio dessas despesas pois a administradora não pagou as obrigações com os funcionários. No mínimo frustrante e decepcionante, não é? Pois é, isso é comum em algumas administradoras. Ou imagina o síndico descobrir que os guias supostamente pagas, foram falsificadas com autenticação falsa? Pois é, a prática acontece!

São tantas as coisas que o síndico precisa ficar de olho, tanto que recomenda-se que ele próprio  ou o conselho tire a CND (Certidão Negativa de Débitos) do INSS do condomínio e não deixar para que a administradora faça isso, pois é facilmente possível a falsificação.

Quanto ao FGTS, esses pagamentos podem e devem ser acompanhados pelos próprios funcionários.

Contas bancárias do condomínio

Esse assunto é muito delicado quando vamos falar em conta bancária do condomínio.

Se faz necessário o acompanhamento de perto, mas muito perto e constante da conta corrente do condomínio. No mínimo semanal. Mas por que não diário? O que custa investir 10,20 ou 30 minutos diário no fim do dia para acompanhar a movimentação financeira do condomínio?

Eu, Caio Martins, não trabalho com administradoras que trabalham com conta pool, primeiro porque a chance de ter fraude é enorme, você precisa confiar praticamente nas informações que a administradora manda para o síndico, você não tem acesso nenhum a conta bancária. E segundo, todos os rendimentos do condomínio em casos de juros, aplicações, ficam com a administradora. Ou seja, se no fundo de reserva, o condomínio tem R$120.000, na conta pool esse juros de rendimento mensal fica para a administradora. Agora imagina 20,30,40,100,200 condomínios e a administradora administrando todo esse dinheiro. Qual a chance de não embaralhar as coisas?

A conta pool proporciona ao condomínio uma certa economia de taxas bancárias mas eleva muito o risco de fraude por parte da administradora.

Suspeito da administradora, o que devo fazer?

O cargo de síndico exige muita responsabilidade e muitos deveres e um deles é de acompanhar o trabalho da administradora bem de perto, muitos dizem mensalmente, eu não. Eu digo que deve ser acompanhado praticamente todos os dias, melhor investir um tempo pequeno diariamente, do que depois ter uma baita dor de cabeça desnecessária. Trabalhar de forma mensal é muito arriscado, é muito tempo para trabalharem no seja lá o que queiram fazer. O síndico não pode e nem tem o direito depois, de alegar que não sabia o que estava ocorrendo com relação as irregularidades praticadas pela empresa. O síndico hoje responde com os próprios bens em casos de "erros" cometidos durante sua gestão.

Se o síndico, conselheiros e até mesmo moradores, caso sintam que algo não está bem, que algo possa estar errado com os serviços da administradora, o ideal é pedir uma prestação de contas mais detalhada dos serviços realizados. Qualquer um tem direito de solicitar isso.

Um ponto no qual o síndico deve estar atento, é com as datas de pagamentos das contas. Se as datas de pagamento estão batendo com as datas de vencimento das contas. Se o condomínio está com o caixa em dia, positivo, tudo deve ser pago dentro do prazo.

Caso seja comprovado que há irregularidades na prestação de serviços e prejuízos para o condomínio, o síndico/condomínio deve acionar a empresa na justiça para o ressarcimento dos valores com juros.