Como deixar o condomínio mais eficiente
Administração
1.Assembleia
✅O síndico deve programar uma pauta objetiva e deixar os assuntos gerais para serem discutidos somente no final da assembleia.
2.Conselho
✅Mantenha o conselho informado sobre os balancetes e convoque-os sempre que tiver uma decisão importante para ser tomada.
3.Previsão orçamentária
✅Não esquecer de contabilizar:
Inadimplência
Inflação
Reajuste salarial (média sempre dos últimos anos)
4.Nota Fiscal
✅Sempre compre produtos e serviços de empresas que forneçam nota fiscal para a elaboração de prestação de contas.
✅Não é aconselhável o uso de recibo para a prestação de contas.
✅Em caso de profissional autônomo, sempre recolher o RPA (recibo de pagamento autônomo.
5.Produtos e serviços
✅Ao contratar uma prestadora de serviço ou comprar um produto, atenha-se ao preço mas também á qualidade.
✅Vale lembrar que muitas vezes é interessante fechar contrato com a prestadora de limpeza com os produtos inclusos, mesmo havendo a famosa bitributação em cima dos produtos.
6.Administradora de condomínio
✅Podem trazer suporte ao síndico na administração do condomínio ou prédio. É necessário verificar a idoneidade da empresa contratada e a satisfação de outros condomínios.
7.Prestação de contas
✅Vale lembrar também que a administração também precisa prestar constas sempre que forem solicitadas por qualquer morador.
8.Cotas extras
✅Para evitar cotas extras é sempre bom prever todas as contas no decorrer do ano ou no decorrer do mandato.
✅Por exemplo: se os funcionários são próprios, ou orgânicos do condomínio, prever gastos com uniformes, 13º, férias, EPI’s e outras necessidades, assim os moradores não terão surpresas nas taxas condominiais. Assim evita parcelamento e taxas extras.
9.Orçamentos
✅Na contratação de produtos e serviços peça pelo menos 3 ou 5 orçamentos.
✅Para que servem os orçamentos? Para provar os preços mais baixos ou os produtos que estão sendo cotados, correto? Então vale e se faz necessário a inserção deles nas prestações de contas. Eu confesso que nunca vejo os síndicos colocando nas prestações de contas.
10.Fundo de reserva
✅O Fundo de Reserva deve servir para cobrir alguma emergência no condomínio e não deixar o condomínio no vermelho.
✅O percentual deve ser estipulado pela convenção do condomínio.
✅Vale lembrar que geralmente em via de regra, a utilização deste Fundo deve ser utilizado com aprovação de assembleia e posteriormente reposto.
11. Inadimplência
✅A inadimplência infelizmente é um problema constante na vida do síndico e onera a taxa condominial para os moradores que pagam em dia.
✅O síndico deve encontrar soluções firmes para combatê-las.
✅Eu costumo fazer plantões de negociação de taxa condominial em um sábado do mês para resolver esse tipo de problema.
12.Seguros
✅Negocie os seguros. O síndico sempre deve exigir uma cópia da proposta do seguro contratado e a apólice também.
✅Sempre confrontar a proposta com a apólice.
13.Empregados
✅Sempre entreviste o funcionário.
✅Tire os antecedentes criminais.
✅Peça referência de trabalhos anteriores.
✅Evite hora extra.
14. Checkup
✅Monte com seu zelador uma lista de itens para realização de checkup semanal para conferir o funcionamento dos equipamentos.
✅Existem itens que devem ser verificados de forma diiária, semanal, quinzenal e mensal.
15.Exames médicos
✅Por lei os condomínios precisam contar com o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e custear os exames admissionais, demissionais e periódicos.
✅Geralmente as empresas terceirizadas custeiam dos seus funcionários.
✅As adequações para o ambiente de trabalho geralmente é custeado pelo condomínio.
16. Contratação da terceirizada
✅Verifique a idoneidade e o tempo de mercado da empresa.
✅Exija sempre os comprovantes de pagamento de salário e recolhimento de tributos mensais.
✅Vincule o pagamento do contrato com os comprovantes desses comprovantes por parte da empresa.
✅Exija reciclagens e treinamentos por parte da empresa com seus funcionários.
✅Vale lembrar que o tamanho da empresa não é fator ou não significa segurança para uma contratação. Empresas grandes também quebram.
17. Mediação de conflitos
✅A mediação de conflitos é um método alternativo que pode facilitar a resolução de problemas.
✅Lembrando que integração entre os moradores, ou seja, fazendo com que todos se conheçam, uma boa parte dos problemas também sejam resolvidos entre eles.
18.Advertência e multa
✅Os moradores odeiam, não entendem, não concordam, mas a multa muitas vezes é essencial para garantir a ordem e a boa convivência no condomínio.
19.Documentação
✅Os documentos, como de qualquer empresa, devem ser arquivados. O tempo de arquivamento varia de 5 anos, como as apólices, a permanentemente no caso de plantas do condomínio.
20.Capacitação
✅Hoje em dia o condomínio não pode ser administrado na famosa boa vontade. O síndico precisa ter capacitação para uma gestão eficaz e eficiente.
✅É essencial aprimorar os conhecimentos com cursos, eventos e palestras de gestão condominial, pessoas, facilities services e gestão de processos.
Segurança
21.Equipamentos e vigilância
✅A junção entre segurança eletrônica e homens, mais procedimentos operacionais alinhados com os moradores é a fórmula mais próxima da perfeita para a segurança de um condomínio.
✅Por isso é interessante criar um manual de procedimentos de segurança juntamente com os moradores.
22. Encomendas
✅Geralmente as entregas de flores, comidas, presentes não devem ser permitidas diretamente aos moradores. Geralmente é interessante que os moradores se desloquem diretamente para a portaria para o recebimento de tal.
✅Porém, de forma controvérsia precisamos analisar também o tamanho do condomínio para que tal procedimento seja colocado em prática.
23.Treinamentos
✅Como mencionado anteriormente, cursos de treinamentos e reciclagens para membros da segurança são fundamentais e tão relevantes quanto equipamentos sempre atualizados.
24.Conseg
✅É provado que as reuniões do Conseg ajudam no combate ao crime e no fortalecimento da segurança nas áreas em que os síndicos se comprometem com a segurança do condomínio.
✅O conselho identifica e discute os problemas de segurança e encaminha à PM e Polícia Civil.
25.Muros
✅Sabemos que os muros no entorno do condomínio é uma das principais maneiras de se proteger invasões de maliantes. Cuidar deles é uma ótima maneira de se evitar surpresas desagradáveis.
✅Era bem comum a instalação de sensores e cercas elétricas nos muros. Atualmente, nos dias de hoje costuma-se instalar cercas monitoradas em condomínios de grandes extensões, dessa forma os vigias ou vigilantes não ficam buscando ou procurando o ponto por onde está alertando a cerca elétrica.
✅Devemos lembrar que se um bandido acessar o interior do condomínio, acessar possivelmente diversos apartamentos.
26.Controle de acesso
✅O controle de acesso do condomínio é uma das principais áreas que merecem investimento para a segurança do condomínio.
✅Equipamentos atuais e atualizados.
- Infraestrutura da portaria para que assim o controlador de acesso ou vigilante possa garantir a segurança do condomínio.
- Uma entrada e saída somente para moradores e uma somente para visitas e prestadores de serviços.
- Procedimentos sempre atualizados com situações que venham ocorrer no dia-a-dia.
27.CFTV
✅O circuito fechado de TV (CFTV) é de extrema importância e os equipamentos devem ser de qualidade. A orientação de uma empresa idônea é de fundamental importância para um projeto que cubra pontos importantes no condomínio.
✅Lembrando que as CFTVs são importantes para monitorar a segurança do condomínio e também para resolver possíveis problemas internos do condomínio.
28.Plano de segurança
✅Para a elaboração de um plano de segurança é recomendado contar com o apoio de um consultor de segurança especializado em detectar as vulnerabilidades do condomínio ou do prédio.
29.Vizinhos
✅Faça troca de experiências e informações com condomínios vizinhos sobre a segurança da região e combine um sinal em caso de perigo.
✅Compartilhar câmeras de segurança é interessante também entre portarias. Jamais compartilhe imagens de dentro do condomínio. Mas câmeras de frente ao condomínio podem ser compartilhadas e inclusive os custos podem ser divididos entre os condomínios.
30.Inquilinos de temporada
✅Buscar o máximo de informações sobre esses inquilinos, dados dos locatários, dia de entrada e saída, placas de veículos.
✅O síndico pode buscar informações com a polícia também sobre os indivíduos e ficar atento com qualquer movimento.
31.Guarita
✅A guarita deve fornecer visibilidade para o controle de entrada e saída, tanto de pedestres como para veículos. Caso não forneça para veículos, deve ter câmeras no local para dar suporte ao controlador de acesso.
✅A blindagem deve ter blindagem com dispositivo de recepção de encomendas com o famoso passador de objetos. Desta forma o controlador de acesso não expõe a portaria para eventuais olheiros.
32.Para-raios
✅Sempre que houver reformas e pinturas no prédio, ou após forte tempestade, é fundamental chamar uma empresa habilitada ou profissional habilitado para revisar a resistência do aterramento.
33.Extintores e mangueiras de incêndio
✅Não esqueça do período de recarga dos extintores e de revisão das mangueiras
34.Porta corta-fogo
✅Mantenha sempre fechada e sem obstruções
✅Faça testes sempre que possíveis
35.Gás
✅A Central de gás deve estar limpa e arejada, sem quaisquer objetos dentro da mesma que não sejam os cilindros de GLP e o estrado de madeira.
✅Sempre fazer a manutenção e verificação das mangueiras e do sistema de gás.
36.Primeiros socorros
✅É fundamental que o síndico ou os funcionários estejam preparados para o atendimento de primeiros socorros
37.Plano de abandono
✅O condomínio deve ter um plano de abandono que determine as atitudes necessárias para prevenir e minimizar acidentes
38.Incêndio
✅Em caso de incêndio desligue a central de gás, a chave geral de energia elétrica, evacue o prédio e ligue para os Bombeiros (193).
✅Para que isso ocorra é de extrema importância que se tenha uma brigada de incêndio no condomínio.
39.Emergência
✅Em caso de emergência, ligar para PM, Bombeiros, SAMU ou Defesa Civil
Saúde, bem estar e meio ambiente
40. Jardins e área de lazer
✅Investir em jardins e áreas de lazer nos condomínios é um benefício para os moradores e influi na qualidade de vida.
41. Paisagista
✅O ideal é fazer um projeto paisagístico para o condomínio. Contratar uma empresa ou profissional habilitado é o mais ideal, pois assim sabe o que colocar e os cuidados necessários.
42.Plantas
✅O ideal é que se plante plantas com baixa manutenção no jardim. Existem plantas que não são necessárias por exemplo o consumo de muita água.
43.Esgoto
✅Certifique-se que a empresa de limpa-fossa e tratamento de esgoto, que presta serviços ao condomínio, dê um destino certo aos dejetos. Sabia que se a destinação dos dejetos da ETE (estação elevatória de esgosto) não for adequada, o condomínio pode ser autuado e multado? Sim! E com multas pesadas.
44.Dengue
✅Tampe bem os reservatórios de água. Não deixe potes que possam acumular água nos jardins, verifique acúmulo de água em poços de elevadores por exemplo. A vistoria também deve ser feito nos topos das torres.
45.Luz natural
✅Aproveite a luz natural, pois tem maior eficiência luminosa e é renovável.
46.Reciclagem de lixo
✅Organize a reciclagem de lixo no prédio. Os resíduos podem ser vendidos para cooperativas ou recolhidos pela concessionária de coleta de lixo.
47.Óleo de cozinha
✅Reciclar o óleo de cozinha contribui para minimizar impactos ambientais. Existem programas de entidades que recolhem o óleo reciclado direto nos condomínios.
48.Telhado branco
✅Você sabia que o telhado pintado de branco ajuda no combate ao aquecimento do prédio? Principalmente para quem mora no última andar. Além disso ajuda a diminuir também a emissão do dióxido de carbono. Diante disso pode ajudar também no consumo do ar condicionado quando permitido seu uso.
49.Hidrômetros individuais
✅A individualização dos hidrômetros nas unidades ajuda a diminuir o consumo de água. Quando o condomínio tem a água compartilhada geralmente algumas pessoas tendem a abusar do consumo, principalmente aquelas pessoas que possuem certos tipos de “comércio” no condomínio. Além disso, a família que possui mais membros no apartamento pagará mais pelo consumo do que aquela unidade que possui apenas uma ou duas pessoas.
50.Água da chuva
✅A construção de um sistema de captação de água da chuva para utilizar na rega de jardins e descarga de vaso sanitário economiza 30% da água potável.
51.Campanhas
✅Faça campanhas de consumo consciente de água e energia elétrica para sensibilizar os moradores.
52.Produtos de limpeza
✅Não compre produtos de limpeza clandestinos, podem provocar queimaduras, irritações e intoxicações.
✅Não compre também produtos que agridam o meio ambiente.
53.Entulho
✅Certifique-se de que a empresa que faz reformas no condomínio dá um destino certo para os entulhos da construção civil.
✅Geralmente algumas cidades oferecem os ecopontos para a destinação desses materiais.
54.Caixa da água e cisternas
✅A limpeza da caixa d’água e cisternas deve ser feita a cada 6 meses.
✅Após a limpeza a empresa que efetua a limpeza deve fornecer um laudo bactoriológico atestando a qualidade da água.
55.Drogas
✅Realizar palestras e atividades de conscientização sobre o mal das drogas para crianças, pais e jovens do condomínio.
✅Sempre fazer parcerias com a Polícia Militar para que alguém possa dar esse tipo de palestra.
56.Pragas
✅Manter a limpeza dos locais onde é acondicionado o lixo do prédio evita a infestação de ratos e baratas. Também é indicado o prédio fazer a desinsetização periodicamente.
✅Dar uma atenção especial também no depósito de lixo.
57.Quadras de esporte e pista de caminhada
✅A construção de quadras poliesportivas garantem a diversão das crianças, como uma pista de caminhada é um atrativo para idosos que não querem sair do prédio.
✅Caso o condomínio não tenha espaço para a construção de uma pista de caminhada, deve manter seu asfalto ou calçamento em ordem para que não haja acidentes.
58.Confraternização
✅Para unir os moradores do condomínio, promova festas de confraternização em datas festivas como Natal e Páscoa.
Infraestrutura e manutenção
59.Manutenção preventiva
✅Verificar periodicamente como estão a estrutura e o sistema hidráulico gera economia, pois reparos corretivos saem mais caros.
60.Sistema elétrico
✅Chame um especialista para fazer um checkup da instalação elétrica a cada cinco anos.
61.Impermeabilização
✅A impermeabilização deve ser aplicada nos locais da construção que estejam em contato com a água, pois previne a infiltração e corrosão das armaduras.
✅Geralmente na área externa dos prédios por exemplo.
62.Telhado
✅Faça a manutenção do telhado no outono, pois é o período do ano em que menos chove.
63.Elevadores e temporizadores
✅A modernização de elevadores e temporizadores nas lâmpadas de corredores ajudam a reduzir os custos com energia elétrica.
64.Salão de festas
✅Na reforma do salão de festas, optar por janelas e materiais com atenuação acústica para evitar a propagação do barulho.
65.Bombas
✅O tempo útil de uma bomba é de cerca de 10 anos. Com a manutenção periódica sua vida útil aumenta, mas se manuseada sem cuidado pode não ultrapassar dois.
✅Geralmente de forma anual deve ser feita uma vistoria pré-programada para verificar peças.
✅Caixa d’água é interessante que se tenha 2 bombas trabalhando em conjunto. Caso haja problema em uma bomba, a outra trabalhará de forma automática e não paralisará a operação e o funcionamento.
66.Pintura
✅É indicada a repintura do prédio a cada cinco anos, com lavação em intervalos de 2,5 anos.
✅Sempre contratar empresas habilitadas para tal trabalho e geralmente com os funcionários com as NR de trabalho em altura.
67.Cores
✅As tonalidades suaves duram mais do que as cores fortes e absorvem menos calor.
✅Como dito anteriormente também, ajuda no consumo do ar condicionado.
68.Acessibilidade
✅Os acessos, circulação e banheiros do prédio devem atender às normas de acessibilidade para pessoas com deficiências.
✅Inclusive nas áreas comuns a acessibilidade deve estar presente também.
69.Academia
✅Ao instalar uma academia, o síndico deve contar com a assessoria de um profissional de educação física para a escolha dos equipamentos e adequação da sala. Mesmo não sendo lei, o ideal é que se tenha esta acessoria para a instalação dos equipamentos.
70.Piscina
✅Mesmo em períodos de pouco uso e quando a piscina tem cobertura de proteção, é preciso tratar a água e realizar filtragem.
✅Lembrando que é sempre bom fazer o teste dos ralos para averiguar a sucção. O ralo não deve sugar por exemplo cabelos de bonecas, em caso de simulação de uma criança.
71.Bombas manuais
✅Os edifícios devem conter também bombas de recalque manuais para a drenagem da água da chuva na falta de energia elétrica.
72.Playground
✅Dê preferência aos que seguem as normas NBR 14350-1 e NBR 14350-2 (Segurança de brinquedos de playground) da ABNT.
✅Ao contratar uma empresa que dê manutenção no playground, certifique-se de que ela também siga as normas ABNT.
73.Pisos
✅Pisos em mármores, granitos e granilites desgastados com o uso requerem tratamento especializado.
74.Gerador
✅Sempre que o condomínio possui um gerador, geralmente peço para que o zelador faça um teste diariamente por 2 ou 3 minutos para verificar sua funcionalidade.
✅O que o gerador deve suprir? Geralmente todos os equipamentos da portaria, bem como cancelas, CFTVs e equipamentos de controle de acesso.
75.Sacadas
✅O fechamento móvel de sacadas é uma opção que ganha espaço nas unidades, pois amplia a possibilidade de uso do espaço, mas precisa passar por aprovação de assembleia.
76.Inspeção predial
✅Realizar inspeção predial periódica é uma maneira de garantir mais tempo de vida à estrutura. É um checkup do edifício inteiro, das fundações ao telhado, para averiguar anomalias.
77.ART ou RRT
✅Sempre peça a ART em reformas do prédio. “Garantir a qualidade do trabalho nas manutenções depende de profissionais e empresas qualificadas e exigência das ARTs ou RRTs.
Jurídico
78.Legislação condominial
✅Novo Código Civil - art. 1331 – 1358
✅Lei dos Condomínios nº 4591/1964
✅Convenção condominial
✅Regimento interno
79.Convenção
✅Se o condomínio for antigo, a atualização da convenção deve ser feita com base no Código Civil de 2002.
80.Convocação da assembleia
✅Todos devem receber convocação sob pena de assembleia ser anulada.
81.Procurações
✅É importante que haja limitação no uso de procurações, definindo número máximo de outorgadas à mesma pessoa.
✅É importante também que nenhum membro da administração possa utilizar procuração.
82.Multa
✅Assim como a multa deve ser disciplinada pela convenção ou regulamento, o valor deve estar determinado nas mesmas regras internas.
83.Votação de inquilinos
✅Os inquilinos podem participar e votar nas assembleias desde que o proprietário não esteja presente e desde que a matéria não seja relativa às despesas extraordinárias.
84.Direito ao voto
✅Nenhum condômino pode participar, nem votar em assembleias gerais se não estiver em dia com a taxa condominial.
85.Protesto em cartório
✅Solução para minimizar a inadimplência.
86.Atitude antissocial
✅A convenção deve determinar o que é considerado comportamento antissocial, já que o Código Civil trouxe a multa, mas não especifica o critério.
87.Inadimplente reiterado
✅O condômino que não paga a taxa condominial reiteradamente pode ser enquadrado como antissocial e poderá ter de arcar com multa de até 10 vezes o valor da contribuição.
88.Contribuição sindical
✅Contribua com o sindicato da categoria, pois é obrigatório. Não se esqueça de cobrar ações e a convenção coletiva.
89.Divisão de despesas
✅A divisão das despesas no condomínio deve estar prevista na convenção. Caso contrário, deve ser por rateio de acordo com a fração ideal.
90.Remuneração do síndico
✅A remuneração do síndico deve ser decidida em convenção ou assembleia.
91.INSS
✅O síndico que recebe remuneração ou isenção de taxa condominial deve contribuir com o INSS sobre o valor recebido.
92.RAIS
✅Condomínios devem entregar anualmente a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) ao Ministério do Trabalho
93.Horário de reformas
✅As reformas em apartamentos devem seguir regras de horário, previstas na convenção e regimento interno.
✅Geralmente o horário estipulado é das 08h – 12h e das 14h – 18h nos condomínios residenciais.
✅Geralmente nos condomínios comerciais os horários permitidos são os opostos dos horários comerciais.
94.Limitação de inquilinos
✅Para determinar o número máximo de inquilinos nos apartamentos, para evitar a superlotação nos condomínios de praia, o limite deve constar no regimento interno ou ser aprovado em assembleia.
95.Animais
✅A lei impede que o condomínio proíba os moradores de terem animais de estimação, mas devem ser estipuladas regras para a circulação deles no prédio.
96.Fumo
✅Proibir o fumo nas áreas coletivas fechadas, conforme lei estadual nº 14.874/2009.
97.Assessoria jurídica
✅Na administração de um condomínio, o síndico tem que lidar com muitas questões legais. O auxílio de uma assessoria jurídica pode evitar problemas.
98.Leia as publicações do condomínio
✅Por meio da publicação, o síndico se mantém informado sobre os assuntos condominiais.
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