Dicas para Organizar as Finanças do Condomínio em época
de Pandemia
A crise da pandemia que já passa de 1 ano no mundo está afetando todo mundo e dentro dos condomínios não é diferente também. A vida financeira de muitos condomínios estão bem complicadas.
Acredito eu que uma das principais atividades do síndico
na administração condominial é justamente organizar o fluxo de entrada e saída
de dinheiro. A organização é primordial. Afinal é trabalho do síndico prestar
contas ao menos uma vez no ano em AGO (Assembleia Geral Ordinária) e também
quando exigidas. Essa obrigação dá-se justamente para que não somente o
conselho verifique o que está sendo feito no condomínio, mas os moradores
também terem acesso e ser um meio de fiscalização nos atos. Essa prestação de
contas serve mais para comprovar que o que está sendo feito no condomínio está
sendo claro. Ou seja, o que está entrando e saindo de dinheiro no condomínio.
Lembrando que cada condomínio tem um perfil diferente e
gestão financeira de um condomínio para outo irá diversificar muito. Hoje a
gestão de condomínio está cada vez mais complexa e demonstrar transparência aos
condôminos é fundamental. Hoje existem diversos meios para que os condôminos consigam acompanhar as
contas e gastos do condomínio. Usando a tecnologia a favor para a transparência
do síndico, acaba por se poupar energia com relação aos moradores e suas
acusações.
Eu considero a área financeira do condomínio como a
principal a ser cuidada e bem de perto. Sem dinheiro não consegue-se fazer
absolutamente nada. Não consegue pagar funcionários, não consegue contratar
empresa para verificar a estrutura de torres por exemplo, enfim, não é possível
fazer nada e se a administração estiver em desequilíbrio e a administração ruim
gera sérios problemas na gestão do síndico.
Mas como organizar as finanças do condomínio em época de pandemia?
A coisa principal que o síndico deve fazer e ter é o
total controle dos gastos e entradas do condomínio, seja por meio de software
específico ou planilhas. Mas que tenha as anotações perfeitas para que as
contas fechem.
Através dessas contas ou balanços é possível analisar o
que está ocorrendo com o condomínio. Onde se está gastando mais com relação ao
mês anterior por exemplo. Ou até mesmo comparar com a mesma época do ano que
passou. Por exemplo, julho de 2021 com julho de 20 e assim ver o que
possivelmente ocorreu. Lembrando que estes documentos é interessante que
estejam disponíveis para os moradores para que esses possam analisarem também
tais anotações/planilhas. Com estas anotações o síndico consegue fazer uma
gestão mais profissional e mais técnica e não no achometro.
Mas na prática, como organizar as contas do condomínio?
É sabido que a maior parte de arrecadação é provida por parte do pagamento dos boletos, cotas ordinárias ou extraordinárias, possíveis indenizações e outras ações. A emissão dos boletos em dia para pagamento em dia por parte dos condôminos acaba por ser fundamental. Acreditem, tem administradoras que conseguem atrasar o prazo de emissão dos boletos.
A saída de dinheiro ou gastos do condomínio são
conhecidos como despesas ordinárias e extraordinárias. As ordinárias estão
previstas nas constas mas e como prever as extraordinárias de forma que não
impacte no bolso do morador? Primeiro as contas devem estar em pleno
controle. As manutenções devem ser
feitas como preventiva. E por que não recolher um fundo para possíveis
problemas além do fundo de reserva? O fundo de reserva, o uso do dinheiro é um
pouco mais burocrático, mas pode ser feito uma “poupança” para pequenos reparos
de forma que os moradores não sintam diretamente no bolso esses eventos
isolados.
Para que isso ocorra os moradores precisam entender que o condomínio tem um custo operacional e não aprovar certos aumentos é a pior coisa que pode ocorrer dentro de um condomínio. Por exemplo: vejo muitos condomínios onde os moradores não aprovam absolutamente nenhum aumento e quando estoura o problema vão cobrar o síndico. Mas quem não aprovou a previsão orçamentária foram os próprios moradores.
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